Digitale Belegarchivierung: Leitfaden für kleine Betriebe
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellen hohe Anforderungen an die Buchhaltung. Wer Papierbelege digitalisiert, muss klare Spielregeln beachten.
Wann dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?
Das lässt sich nicht pauschal mit Ja beantworten. Der betriebliche Scan- und Aufbewahrungsprozess muss dokumentiert, nachvollziehbar und für die jeweilige Belegart geeignet sein. Originale mit besonderer Beweis- oder Urkundenfunktion sollten nicht ohne fachkundige Prüfung vernichtet werden.
Die 4 Grundpfeiler der GoBD-Archivierung
Für eine nachvollziehbare digitale Belegablage sind insbesondere folgende Punkte zu organisieren:
- Unveränderbarkeit: Ein im Nachhinein abgeändertes Dokument muss als Version nachvollziehbar sein.
- Vollständigkeit: Kein Beleg darf verloren gehen oder ohne Buchung bleiben.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Buchungssatz muss direkt zum Ursprungsbeleg führen.
- Aufbewahrung: Fristen hängen von Dokumentart und Rechtsgrundlage ab und müssen aktuell geprüft werden.
Belegablage im vereinbarten System
Vor dem Start wird festgelegt, welches System genutzt wird, wer Zugriff erhält, wie Änderungen protokolliert werden und welche Export- beziehungsweise Übergabemöglichkeiten für Ihre Steuerkanzlei bestehen.